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El mundo de los eventos virtuales ha crecido significativamente en el último año, y no va a desaparecer pronto, ni siquiera ahora que la pandemia empieza a remitir gracias a que ahora los médicos y científicos comprenden mejor el virus y a los esfuerzos de vacunación. Durante el último año, empresas de todos los sectores verticales descubrieron las ventajas de los eventos virtuales para reunir comunidades e individuos distantes y construir conciencia sobre su marca.

Una de las mayores ventajas de los eventos virtuales sobre los eventos presenciales es su gran potencial para la recolección de datos. Mientras que los eventos presenciales enriquecen a los asistentes en términos de experiencias vitales y contactos, los eventos virtuales son extremadamente generosos para el anfitrión y los patrocinadores. Durante los eventos presenciales la recolección de datos se hace a través de RFIDS, brazaletes que los asistentes escanean a la entrada de cada sesión o sala. Por el otro lado, la  recolección de datos es parte innata de los eventos virtuales. Algunas plataformas te ofrecerán datos simples como el número de participantes y la lista de sus correos electrónicos, pero tener más clases de datos disponibles te ayudará a tener una mejor idea de qué tan exitosos fueron tus esfuerzos. No tener esa información es como enviar un mensaje en una botella: la carta está ahí, pero no hay forma de saber qué pasó con ella.   

Contar con una plataforma de captura de datos automatizada te permitirá disponer constantemente de la información que necesitas para entender -y mejorar- el rendimiento de tu evento y demostrar el ROI a tus patrocinadores. Pero la verdad es que beneficia a todos las personas involucradas en un evento virtual.

Beneficia a los anfitriones, ya que la información recopilada durante el evento atraerá a posibles patrocinadores y ponentes interesados en obtener comentarios sobre sus presentaciones. En última instancia, les permitirán comprender el rendimiento del evento (durante y después del mismo), realizar cambios oportunos y alcanzar sus KPI. 

Por parte de los patrocinadores, el diferencial de la recolección de data les ayudará a decidir qué proveedor de eventos virtuales utilizar, en qué eventos participar y cuáles rechazar. Durante el evento, los patrocinadores conocerán la dinámica de su stand y, en el caso de proveedores como eBrightConnect, enviarán mensajes push en tiempo real para atraer a los visitantes y alcanzar sus objetivos de KPI.

Las métricas de los patrocinadores les permitirán saber cuántos visitantes descargaron los documentos disponibles en sus stands, chatear con los asistentes, conocer cuántos usuarios asistieron a sus webinars y medir el interés de la audiencia en sus contenidos y dinámicas. 

Además, tanto los anfitriones como los patrocinadores pueden utilizar esa información para alimentar su CRM, afinar la segmentación de su audiencia y alimentar otros esfuerzos de marketing (como las campañas de goteo, por ejemplo).

La segmentación de la audiencia es un proceso perpetuo y dinámico que a veces deja preguntas abiertas. Cruzar los datos de los eventos virtuales con tus fuentes habituales (como las tasas de apertura de los correos electrónicos o la analítica de las redes sociales) puede ser la forma de encontrar la respuesta a las preguntas sin resolver o de perfeccionar tu base de datos.

Por último, pero no por ello menos importante, los patrocinadores y anfitriones se beneficiarán de encontrar clientes potenciales de alta calidad, cuya información se recoge a través de formularios BANT, y que podrán alimentar en tiempo real a través de chats.

Los datos en tiempo real pueden tener varios beneficios para los asistentes. En primer lugar, permitirán estrategias de gamificación para enriquecer la experiencia del evento, mejorar el compromiso, la sana competencia y las posibilidades de reconocimiento durante el evento. En segundo lugar, los datos en tiempo real permiten a los anfitriones optimizar la experiencia y ofrecer más de lo que les interesa, ya sea para los próximos días o para futuros eventos. 

eBrightConnect ofrece datos sobre varios KPI que te permitirán conocer los intereses de tu audiencia. He aquí algunos ejemplos: 

• % de invitados que se registraron en el evento
• Distribución de la asistencia por ubicación (país o región) 
• Cantidad de asistentes preinscritos a cada sesión
• % de miembros de la comunidad que asisten a un número mínimo de sesiones en un tiempo determinado
• Duración media de la asistencia a las sesiones
• Número de preguntas realizadas en una sesión
• % de asistentes que participan en las encuestas de la sesión 
• Visitantes por stand de cada patrocinador
• Formularios Bant completados en los stands de los patrocinadores
• % de asistentes que completaron la encuesta de la sesión
•  Ponentes con mayor índice de éxito

¿Qué otros beneficios potenciales puedes ver para tu estrategia de marketing? 

Tendencia de negocios – TUS EVENTOS VIRTUALES NECESITAN DATOS EN TIEMPO REAL Y ESTO NO ES NEGOCIABLE
Por: Ana Maria Enciso, Mayo 2021
Editado por: Isabela Rosa