El boom  de los eventos virtuales empezó en el 2020 como respuesta a la pandemia de Covid-19 y algunas personas pensaron que pasaría en la medida en que volviera la normalidad, pero la verdad es que los eventos virtuales demostraron su valor y han seguido ocurriendo. Ahora, casi tres años después, estamos completamente seguros de que llegaron para quedarse. Si aún tienes alguna duda al respecto, revisa esta lista de diez beneficios que los eventos virtuales ofrecen y que no deberías perderte.

1. Los eventos virtuales aumentan la asistencia

Uno de los beneficios más notorios de los eventos virtuales es que aumentan la asistencia (en comparación con los eventos presenciales) porque son más accesibles a la audiencia. Esto es así por dos razones principales:

1. La organización de los eventos virtuales tiende a ser menos costosa que la de los presenciales lo que, a su vez, se refleja en el monto que los asistentes deben cubrir. Una entrada más barata significa que más personas van a decidir ir. 
2. La magia de la virtualidad significa que nadie va a tener que comprar tiquetes de avión, bus o tren para llegar al evento, ni va a tener que preocuparse por buscar dónde quedarse durante esos días.

Esta combinación de reducir el costo de las entradas y no tener barreras de movilidad es poderosa.

2. Los eventos virtuales le dan más flexibilidad a los asistentes a un costo menor 

Aquí insisto en la idea del tiquete más barato, pero no es sólo por el precio de la entrada, sino por qué tanto los asistentes pueden aprovechar la compra que hicieron. Los grandes eventos tienen varias charlas o encuentros ocurriendo simultáneamente y lo más probable es que la mayoría de la gente no logre asistir a todos los eventos que le interesan. Así las cosas, en un evento presencial tendrías que resignarte a que perder conferencias o actividades interesantes es parte de la vida, pero en un evento virtual puede ser por demanda las charlas que te perdiste la primera vez y volver a ver los aquellas que te sorprendieron. En consecuencia, a lo largo del tiempo, vas a recibir mucho más valor de un evento virtual que de uno presencial, que se desvanece tan pronto termina. 

3. Los eventos virtuales ofrecen más oportunidades de aprendizaje para los asistentes, oradores, patrocinadores y organizadores de los eventos

El punto anterior explica porqué los asistentes tienen más oportunidades de aprender en un evento virtual que en uno presencial, pero esto también aplica para los patrocinadores, oradores y organizadores del evento por dos razones principales:

1. Pueden recibir comentarios de más asistentes al preguntarles por su experiencia que en un evento presencial, donde sería necesario tener entrevistadores preguntándoles cómo les fue o pedirles que llenen una encuesta en línea. La razón es que la gente tiende a hacer aquello que requiere el mínimo esfuerzo, y evaluar la conferencia en la misma ventana en que la viste requiere menos esfuerzo que buscar la encuesta en línea. 
2. Los patrocinadores, oradores y organizadores del evento también van  a poder aprender de la información que los asistentes producen con el solo hecho de asistir a una charla y escucharla. Estos datos les pueden decir cosas como qué temas fueron más interesantes para la audiencia, cuáles formatos fueron más exitosos, y darles ideas valiosas para sus proyectos futuros.

4. Los eventos virtuales ofrecen más valor a los patrocinadores y organizadores

El sólo hecho de que los eventos virtuales requieran una menor inversión para realizarse ya es un punto que hace posible un mayor retorno de la inversión en proporción con el tamaño del dinero que usaron. Pero, adicionalmente a este punto que no es menor, los eventos virtuales hechos en plataformas como eBrightConnect tienen otras dos ventajas sobre los eventos presenciales.

1. La recolección de leads es mucho más sencilla porque la información ya está centralizada en una plataforma automatizada.  
2. Las plataformas automatizadas para eventos virtuales ofrecen analítica en tiempo real sobre los asistentes con información valiosa sobre puntos como la deserción de los asistentes, sus interacciones, descargas de recursos, etc. 

5. Los eventos virtuales ofrecen más oportunidades de hacer contactos entre los expositores, patrocinadores y asistentes 

Los eventos son, fundamentalmente, sobre hacer contactos. Eso no es un  secreto para nadie y aplica tanto a los eventos virtuales como a los presenciales. Pero los eventos virtuales ofrecen más oportunidades de hacer contactos porque los chats de los eventos virtuales te permiten contactar a los asistentes en cualquier momento y, en algunos casos, incluso seguir contactándolos luego de que el evento ya terminó. Este es un punto que beneficia a los asistentes, expositores y patrocinadores por igual.

6. Los eventos virtuales te ahorran tiempo y te permiten responder más rápidamente a las demandas del mercado y las emergencias

Los eventos virtuales tienen una ventaja práctica enorme porque requieren menos tiempo de preparación y son más flexibles. Mientras que un evento presencial puede llevar hasta dos años de planeación, los eventos virtuales reducen significativamente esos tiempos porque te ahorras puntos importantes como tener que alquilar una locación.  

Además, gracias a la flexibilidad de las plataformas para eventos virtuales, los eventos virtuales tienen muchas más facilidades para adaptarse a cambios importantes como un patrocinador principal que decide retirarse o una emergencia como un huracán. Mientras que en el evento presencial el huracán implicaría cancelar todo, en el evento virtual podrías, en cambio, recolectar fondos para apoyar aquellos afectados. 

7. Los eventos virtuales tienen una menor huella de carbono

No hay discusión respecto a este punto: los eventos virtuales no tienen que imprimir banners gigantescos, no implican cientos o incluso miles de personas desplazándose para estar sólo un par de días, ni todos los residuos que un evento presencial inevitablemente va a producir. Este puede parecer un punto secundario, pero no lo es en un momento histórico en que estamos buscando cómo minimizar nuestro impacto en el cambio climático.

8. Los eventos virtuales tienen más probabilidades de repetirse cada año

Después de todas las ventajas que ya he mencionado que los eventos virtuales tienen, no es sorprendente que tengan más probabilidades de hacerse año a año que los presenciales. Claro está, este no tiene porqué ser el caso de todos los eventos, pero hay algunos que (por posicionamiento de marca) es necesario que pasen recurrentemente. En esos casos, un evento virtual es la opción más segura.

9. Los eventos virtuales facilitan compartir contenidos y recursos con los asistentes 

Los eventos tanto virtuales como presenciales implican compartir contenidos y conocimiento con una audiencia específica, pero los eventos virtuales tienen la ventaja de que simplifican el proceso de compartir contenidos adicionales con el público objetivo. Gracias a los centros de recursos de plataformas como eBrightConnect, puedes compartir podcasts, PDFs, videos o imágenes con cualquier asistente y en  cualquier momento. En el caso de un evento presencial, por otro lado, tendrías que entregar material impreso (que es más costoso y menos amigable con el medio ambiente) o pedirle a los asistentes que busquen una URL o escaneen un código QR. Y, de nuevo, mientras más difícil sea algo, es menos probable que pase.

10. Los eventos virtuales facilitan ofrecer nuevas experiencias a la audiencia 

Ofrecer nuevas experiencias a la audiencia es más un tema de ser creativo que de tener muchísimos recursos. Sin embargo, los eventos virtuales son un medio que apenas estamos explorando, así que ¿por qué no ser los primeros en probar nuevas cosas? 

Por ejemplo:

• Una cata virtual de vino tras haber enviado las botellas a los asistentes (gran idea para recolectar datos, por cierto) 
• Un evento con un regalo conmemorativo virtual o físico 
• Una búsqueda virtual del tesoro 

Puedes encontrar más ideas aquí. 

¿Quisieras saber cómo hacer que todo esto sea una realidad para tu empresa? ¡Conversemos!